1 Ocak 2011 itibari ile canlı kullanıma geçilen projede ESHOT bünyesindeki tüm bakım ve onarım çalışmaları IFS ERP ile yönetiyor. Farklı birimlerde farklı yazılımların kullanılması nedeni ile birbirini doğrulamayan verilerin oluşması ve departmanlar arasındaki bilgi akışında yaşanan aksamalar, stoklarda yaşanan uyuşmazlıklar, stok verilerine ulaşılamaması, güncel araç durumunun izlenememesi, 6 farklı noktada araç ikmal işlemlerinin kayıt altına alınamaması gibi sıkıntılar yaşayan ve 24 saat kesintisiz hizmet vermek zorunda olan ESHOT, bu sıkıntılarını çözmek üzere 2010 yılında ERP arayışına başladı.

Yapılan ihale sonucunda belirtilen kriter ve yapıya en uygun çözüm sunan IFS’nin kurumsal kaynak planlama yazılımı IFS ERP Uygulamaları’nda karar verildi.

ERP FİRMASININ TECRÜBESİ, REFERANSLARI VE MALİ YAPISI ÖNEMLİ

Araç Bakım ve Onarım Dairesi Başkanı Osman Orman koordinesinde yürütülen süreçte ihale öncesi ayrıntılı analiz çalışması yapılarak, ön elemede seçilen firmaların ve ürünlerin ihtiyaçları tam olarak karşılama ve yatırımı güvence altına alma kapasiteleri araştırılmış. Seçim aşamasındaki çalışmaları aktaran Osman Orman, ERP sağlayıcısı firmanın özelliklerine yönelik olarak “Seçim aşamasında ERP sağlayıcı kurumun hizmet alanıyla ilgili teknik konular ile birlikte firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları ve mali yapısı da göz önünde bulundurulmuştur. İdaremizce yapılan analize bağlı olarak, kamusal alım sistemi kapsamında açık ihale yöntemi ile ihale yapılarak, isteklerimizi en iyi karşılayan firma olan IFS ile sözleşme yapılmıştır.” dedi.

TÜM OPERASYONLAR KAYIT ALTINA ALINDI

ERP Projesindeki temel amaçlarının ESHOT Genel Müdürlüğü’ne bağlı ilgili birimlerin aynı dili kullanarak ortak bilgiye ulaşması ve kaynakların daha verimli kullanılması olduğunu söyleyen Osman Orman, IFS ERP projesi ile ilgili birimlerinin kaynak kullanım kapasitelerinin yükseltilmesi, işlem koordinasyonunun sağlanması, tüm operasyonların kayıt altına alınması ve mali analizlerinin yapılarak fayda maliyet analizlerinin çıkartılmasına olanak sağlanması, kurumun mali analiz yeteneğinin yükseltilerek kısa, orta ve uzun vade yönetim politikalarının isabetli bir şekilde planlanabilmesini hedeflediklerini belirtti. IFS ERP projesi çerçevesinde yapılan çalışmalara değinen Orman, “IFS ERP Projesiyle ambar ve bakım postaları ile bakım ve satın alma faaliyetleri arasında tam bir entegrasyon sağlandı. Ana ambardan postalara yapılan malzeme çıkışlarının takibi yapılarak, IFS ERP sayesinde ESHOT genelinde, yetki verilen tüm kullanıcılar ana ambarda, çevre ambarlarda ve postalardaki stok bilgisine ulaşmaları sağlandı. Malzeme İkmal Daire Başkanlığı’nın mevcut sürecinin kontrolü ve etkin yönetimi için gerekli raporlar IFS ERP ile kolayca ulaşılabilir hale geldi. Tekrar eden stok kodu yapısının engellenmesi için IFS ERP tarafından sunulan parametrik kodlama yapısına geçildi. Malzeme grupları ve sınıfları bazında standartlaştırılan bu karakteristik özellikleri sayesinde stok takibi malzeme tanımından çok listeden seçilerek yapılan tanımlamalar doğrultusunda yapılması sağlandı.” dedi.

1 Ocak 2011’de canlı kullanıma geçilen projede; stok kontrolünün sağlanması, stok maliyetlerinin düşürülmesi, arıza istatistiklerinin daha net ortaya konularak önleyici bakımların daha etkin şekilde planlanabilmesinin sağlanması, satınalma süreçlerinin izlenebilmesi ve sorgulanabilmesi gibi birçok fayda elde edildi.

1980 yılından bu yana İzmirlilere bir çok alanda hizmet veren ESHOT, bugün 50 bin hektar metropol alanda toplam 1828 otobüs ve midibüs ile hizmetlerine devam ediyor. Adatepe ve Çiğli’de garaj, Karşıyaka, Mersinli ve İnciraltı’nda atölyeler ve Gediz’de Atölye ve Ağır Bakım Tesisi gibi birçok farklı lokasyonda bakım ve onarım çalışmaları devam eden ESHOT, özellikle Gediz tesisinde; motor aktarma organları, elektrik ve elektronik tesisat, lastik bakım-onarım, iç döşeme, karoser, boya, genel bakım, periyodik bakım gibi her türlü bakım-onarım, otobüs yenileme ve motor yenileme çalışmaları ile birlikte Büyükşehir Belediyesi, ESHOT Genel Müdürlük ve bağlı birimlerince kullanılan bina, tesis ve cihazların bakım ve onarımlarını da tesisteki ilgili atölyelerde yürütüyor.

IFS ERP kurulum ve uyarlama çalışmalarının Egeria danışmanlarınca yürütüldüğü firmada, IFS ERP 13 yıldır başarı ile kullanılıyor.